IMY är nu klar med sex tillsyner som är en del av IMY:s arbete med den samordnade åtgärd kring dataskyddsombudens roll och ställning som initierats av Europeiska dataskyddsstyrelsen, EDPB.

Enligt dataskyddsförordningen, GDPR, är vissa verksamheter skyldiga att utse ett dataskyddsombud. Ombudets roll är att bidra till att den egna verksamheten följer dataskyddslagstiftningen. Ett ombud får arbeta med andra uppgifter och uppdrag utöver dataskyddsarbetet, under förutsättning att det inte leder till en intressekonflikt.

– Kravet att det inte får föreligga intressekonflikter är nära kopplat till kravet att dataskyddsombuden ska kunna agera på ett oberoende sätt. Det är viktigt att verksamheter säkerställer att dataskyddsombud inte ges ansvar för uppgifter som leder till en intressekonflikt, säger Lisa Zettervall som deltagit i granskningarna.

IMY har granskat totalt fem verksamheter där dataskyddsombuden har fler uppdrag än att enbart vara just dataskyddsombud. Verksamheterna är både inom offentlig och privat sektor. Bland de andra uppdrag som ombuden har haft finns: informationssäkerhetschef, visst ansvar inom områdena compliance, risk och säkerhet, förvaltningsjurist och regionjurist.

För en av verksamheterna, Region Västerbotten, riktar IMY kritik mot att det finns en intressekonflikt och utfärdar därför en reprimand mot regionen och förelägger den att vidta åtgärder.

I regionen är dataskyddsombudet även regionjurist vid ledningsstaben. Dataskyddsombudet ska oberoende och självständigt granska organisationens efterlevnad av dataskyddsreglerna, vilket även omfattar granskning av dataskyddsarbetet i ledningsstaben som regionjuristen genom rådgivning är delaktig i. Det gör att det uppstår en intressekonflikt som IMY bedömer strider mot reglerna i dataskyddsförordningen.

IMY har även granskat en sjätte verksamhet, socialnämnden i Örebro, och då särskilt kontrollerat om dataskyddsombudet har den roll och de resurser som förutsätts i dataskyddsförordningen. IMY utfärdar en reprimand mot socialnämnden för att den inte säkerställt att dataskyddsombudet på ett korrekt sätt och i god tid deltar i alla frågor som rör skyddet av personuppgifter, inte stöttat ombudet tillräckligt genom att tillhandahålla de resurser som krävs, samt inte säkerställt att dataskyddsombudet rapporterar direkt till socialnämndens högsta förvaltningsnivå.

IMY har tidigare granskat ett större antal verksamheter och har rapporterat sina iakttagelser från dessa granskningar till EDPB som sammanställt en rapport som omfattar arbetet som gjorts av samtliga de 25 europeiska dataskyddsmyndigheter som deltagit i den samordnade åtgärden.

– Med de här sex granskningarna avslutar vi arbetet med EDPB:s samordnade åtgärd vars syfte var att undersöka dataskyddsombudens roll och ställning. Vårt arbete med att ge vägledning till dataskyddsombud fortsätter dock i andra former. Tidigare i år upprättade vi två referensgrupper med dataskyddsombud för att kunna föra dialog och fånga upp behov av ny vägledning från ombuden, säger Lisa Zettervall.